Costo de Reposición mas I.V.A. en Productos/Servicios (6)

Descripción

Implementar una opción que  permita conocer el costo de reposición de un producto con I.V.A. incluido.

Configuración  

Para activar esta opción, proceda de la siguiente manera:

Ingresar a  Menú -> Utilidades -> Configuración -> Inventarios

• En la parte superior derecha visualizará un control de chequeo denominado "Visualizar Costo Rep. mas I.V.A."., dar clic en esta opción.

• Clic en Aceptar
• Clic en Grabar 

Proceso 

a) Ingrese a Tablas ->/Productos y podrá visualizar un campo nuevo denominado "Costo Rep. mas I.V.A." con el valor de su producto incluyendo el  valor del I.V.A.

b) Para  ver el Costo de reposición mas I.V.A. del producto en la ayuda de  Business, la cual se despliega  dando clic en el botón con la imagen de Binoculares en la parte inferior de la ficha del Producto:

• Situarse  en el registro del producto a consultar
• Oprimir  la tecla F8

Se muestra  una  ventana con los saldos por cada bodega y en la parte inferior el Costo de Reposición mas I.V.A. del producto.

Observación

El campo "Costo de Rep. mas I.V.A." no se encuentra disponible para edición en ninguna de las ventanas o formularios anteriormente descritos.

Cambio de Orden en la Introducción de Datos de los Productos (4)

Descripción 

El calculo de los precios de venta debe realizarse con el valor del costo de reposición según la rentabilidad seleccionada en la configuración de inventarios, por lo tanto, se establece un nuevo orden de tabulación para la ficha de productos, pasando del Código de Referencia al Costo de Reposición y del Costo de Reposición al Precio de Venta número uno.

Nómina - Historial de Cambios en el Empleado (27A)

Descripción 

Manejar un historial por empleados, que guarde el cargo anterior, el salario y el valor de otros cargos.

Procedimiento 

a) Generar el Historial

Esta opción se encuentra activada por defecto en la ficha del empleado.

Ingresar a Menú -> Nómina ->Empleados 

Al modificar en la Tabla Empleados  uno de estos campos:  Cargo, Salario o  Valor en Otros Cargos, automáticamente se crea el historial de cambios en la ficha Empleados.

b) Visualizar el Historial del Empleado 

Para visualizar el  historial del empleado, proceda de la siguiente manera:

Ingresar a Menú -> Nómina ->Empleados 
Dar clic en el botón  "Historial" que se encuentra en la parte inferior-centro de la pantalla.

Se despliega un nuevo formulario en el que se observa todos los registros de cambios que se han hecho sobre este empleado y sobre las variables antes mencionadas.

c) Corregir un registro en el Historial del Empleado

Este proceso requiere tener activos  permisos de Administrador del Sistema.

Para eliminar un registro debe proceder así:

1. Clic en el primer cuadro de la grilla, seleccionando el registro que desea eliminar
2. Clic en el botón "Eliminar Registro".
3. Clic en Aceptar 

Observaciones 

La fecha de cambio de cargo no coincide con la fecha real del cambio ¿Que puedo hacer?

Si  el registro del cambio de cargo no se hizo  en la fecha respectiva, para realizar la modificación,  ingrese al Historial del Empleado,  sitúese en la casilla fecha,  escriba  la fecha real y de clic en Aceptar.

Nota: La opción solo se encuentra disponible para usuarios de carácter Administrador o que tengan la opción activada entre sus permisos de usuario.

Habilitar Campos de Ubicación en Productos (10)

Descripción 

Permitir visualizar las ubicaciones de un producto desde la Tabla Productos, sin tener que acceder al botón Otros.

Procedimiento

1) Ingresar a  Menú -  Utilidades -  Configuración -  Inventarios

2) Dar clic en la opción  Visualizar Ubicaciòn en Productos - esta opción  permite visualizar y editar  la información de ubicación en la ficha del producto en la pantalla principal.

3) Clic en Aceptar

4) Clic en Grabar

Al Ingresar a Tablas -> Productos,  se observan los siguientes campos que  permiten visualizar y editar la información de ubicación del producto.

Observación

Los campos de ubicación ayudan a encontrar la localización exacta de un artículo

El sistema permitía ingresar la ubicación de los productos desde el botón Otros de la Tabla Productos - Servicios, proceso que requiere determinados permisos de acceso.   Con el actual desarrollo, se visualiza las ubicaciones del producto desde la Tabla Productos con tan solo configurar dicha opción.

Nómina - Carga de Imágenes en la Ficha del Empleado ( 27B )

Descripción

Crear un directorio para  guardar o  archivar las fotos de los empleados,  identificando cada imagen con el código del empleado.

Procedimiento - Configuración Directorio para Imágenes de Empleados

1) Crear un directorio o carpeta para guardar exclusivamente las imágenes o fotos de los empleados. Esta carpeta puede crearse dentro del directorio de Business en la carpeta de su empresa, teniendo en cuenta que no se deben dejar espacios o escribir caracteres especiales en el nombre del directorio..

2) Ingresar  a Menú  -> Nómina -> botón Configuración.

3) En la  sección Ruta Archivos de imagen  se encuentra  un recuadro que permite indicar el directorio donde se  guardarán las imágenes de los empleados.

4) Dar clic en "...".  Se despliega  una pantalla que permite seleccionar el directorio creado para las imágenes.

5) Grabar los cambios realizados en la configuración.

Procedimiento Cargar Imágenes o Fotos  en la Ficha de Empleados

Este proceso puede realizarse en el momento de ingresar los datos de un empleado, o posteriormente con la opción Modificar de la Tabla Empleados. .

1)  Ingresar a  Menú -> Tablas -> Empleados.  

2) Una vez ubicado el empleado al que se le quiere cargar la imagen, en la ficha  "Datos Básicos" encontrará un botón de nombre "Elegir Imagen" el cual permite seleccionar  la imagen  que será cargada como imagen o foto del  empleado.

3) Grabar los datos.

Observaciones 

• El proceso de cargar una imagen de un empleado, sólo puede hacerse  cuando se haya  realizado la configuración del directorio para las imágenes de los empleados.
• Se admiten los formatos de imagen *.JPEG, *.JPG y *.BMP.
• La imagen que quiere cargar a la ficha del empleado será copiada de la dirección que seleccione a la carpeta que creó como destino para guardar todas las imágenes de los empleados.
• La imagen cargada será renombrada con el código del empleado.
• Si carga más de dos imágenes a la misma ficha del empleado, la anterior será eliminada y se dejará por defecto la última seleccionada.

Discriminar el Total de la Venta Gravada de la Excluida en la Factura de Venta ( 24 )

Descripción 

Permitir  al  momento de elaborar una Factura de Venta  conocer  el Subtotal  por Venta Gravada y  por Venta No Gravada.

Proceso
Se genera automáticamente al elaborar una Factura de Venta.

Conteo y Ajuste de Inventario por Sección ( 127 )

Descripción 

Permitir realizar el conteo de inventario físico y  si se requiere, realizar el respectivo ajuste  al inventario de una sección.

Este proceso se encuentra incluido de forma predeterminada en la versión estándar de Bu$inessPro;  o en su defecto, debe tener activo el Módulo de Inventarios .

Configuración

El  proceso se debe configurar en la opción Utilidades, seleccionar Configuración,  clic en botón Inventarios.

Dar clic en  la opción Activar CIF por Sección.

Dar clic en el botón Aceptar,  luego grabar los cambios realizados.

Requerimientos del Proceso

Después de esta  configuración, encontrará en la lista de tablas maestras.una opción

denominada Secciones de Inv.
Allí debe crear las divisiones  que generará en el establecimiento comercial; por ejemplo,  si  tiene diez (10) góndolas en su establecimiento y desea que cada góndola representa una sección, debe agregar diez (10) registros en el programa representando las diez (10) góndolas.

Nota: La división por secciones del establecimiento comercial se realiza de acuerdo a criterio del usuario; es decir puede dividir el establecimiento en las secciones que desee, pero esta división debe representarse en el programa.

La ventana muestra un formulario con las siguiente opciones:

• Agregar (añade un registro a la tabla Secciones de Inventario).
• Modificar (modifica el registro en que se encuentre)
• Borrar (elimina el registro en el que se encuentre)
• Grabar (guarda en la base de datos los cambios realizados).
• Cancelar (cancela los cambios realizados) 
• Salir (salir de la ventana).

Los botones ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten navegar por los registros agregados, buscar los existentes o ingresar a la pantalla de reportes para realizar una consulta.

Proceso

Después de configurar la opción (Activar CIF por Sección)  y crear las secciones del establecimiento, se deben realizar  tres conteos de inventarios.  El primer conteo se toma como referencia para hacer el segundo y con el segundo se  visualizan  las diferencias que hay entre los dos anteriores conteos, se procede  a realizar el tercer y definitivo conteo de inventario, con el cual se realizará el ajuste.

Tener en cuenta:

• En  cada conteo debe ingresar la sección de inventario a la que se le realiza el  proceso, ya que el sistema requiere tres (3) conteos por cada sección.
• El sistema solo permite  realizar tres (3) conteos por fecha para  cada sección.
• Para realizar nuevos conteos a una sección que ya se le realizo el proceso,  puede hacerlo con una fecha diferente a la del proceso realizado.

Para este proceso realice la siguiente secuencia:

1) Realizar dos (2) conteos por sección,  teniendo en cuenta que al ingresarlos al sistema deben tener la misma fecha y  pertenecer a la misma sección.

Ingresar  a  Menú -> Capturas -> Documento Conteo Inventario Físico.

    En la mayoría de los campos: puede obtener una ayuda al  oprimir la tecla F1, donde se brindará una  
    pantalla adicional que le permitirá obtener todas las secciones grabadas en la base de datos del sistema.

2) Verificar  las diferencias entre los dos conteos.

 Ingresar  a  Menú ->Reportes -> Inventarios -> Reporte  Diferencias en Inventario Físico por Sección.

Nota: en caso de no encontrar el reporte,  de clic en  la opción "Incluir/Excluir"  que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Reportes y así se activará  el reporte.

En el formulario del reporte ingrese  la fecha y  la sección de los conteos que se quieren verificar.

Los otros campos  son opcionales y permiten   filtrar un código  que se quiera verificar o  ver las diferencias de los documentos que se quieren contrastar.

El Reporte  muestra:  código del producto,  nombre,  referencia, datos del primer  y   segundo conteo junto con la diferencia que hay entre los dos.

3) Realizar el tercer conteo, teniendo en cuenta las diferencias reportadas en el anterior reporte.

4) Realizar  el Ajuste al Inventario Físico, así:

Ingresar a  Menú -> Procesos -> Módulo Inventarios -> Ajuste al inventario físico.

Si requiere ayuda en este reporte,  refiérase al   Manual del Usuario que le fue suministrado, teniendo en cuenta lo siguiente:

En el campo Fecha de corte:  Ingrese  la fecha de los conteos.
En Ajustar,  dar clic  en   Sección e ingresar el código de la misma.

El proceso ajustará únicamente los productos que se seleccionaron en el conteo de inventarios.

Observaciones

Una sección hace referencia a un punto especifico de un establecimiento comercial o a una góndola del mismo.

Recuerde que para realizar este proceso,  la fecha y la sección deben coincidir en los tres conteos.