Validar Rentabilidad Negativa en Factura de Compra (7)

Descripción

En el ingreso de Facturas de Compra, generar una alerta cuando alguno de los productos presente una rentabilidad negativa.

Configuración

Para hacer uso de esta opción, debe encontrarse configurada, así:

• Menú -> Tablas -> Documentos 
• Busque el documento  Factura de Compra o documento equivalente
• Clic en Modificar
• Clic en el botón Configuración
• Marque la opción "Validar Rentabilidad al Grabar"

• Clic en el botón Aceptar
• Clic en el botón Grabar

Proceso 

Al  realizar una Factura de Compra, al momento de grabar se validará la rentabilidad de cada producto que se halla digitado con las rentabilidades establecidas por omisión (estas rentabilidades se encuentran en la ficha del Producto, en la opción Otros). 

En caso de encontrarse en la validación que alguno de los productos tiene una rentabilidad negativa,  se genera un mensaje  de advertencia informando que "Se han generado rentabilidades negativas o rentabilidades por debajo de las rentabilidades por omisión", y se da la opción de continuar con el proceso de grabación, o con la corrección de los precios de los productos.

Al dar clic en No,  los registros de los productos con rentabilidad negativa pasarán a tener un color rojo para poder identificarlos y  proceder a realizar los cambios respectivos.

Bodegas Siempre con Valor en Documentos de Inventario ( 14 )

Descripción

Generar una alerta en caso que no se especifique una bodega, cuando se realice un movimiento de inventarios. 

Proceso

Cuando se ingresen documentos en los cuales es necesario especificar la bodega, a la cual va a ir la mercancía, y el  usuario pase por alto dar el valor de la bodega, Business generará un mensaje de alerta sobre la necesidad de ingresar una bodega para el documento.

En el caso de documentos como Traslados entre bodegas, donde es necesario digitar la bodega de entrada y la de  salida, y acontezca el mismo suceso, Business mencionará cual es la bodega faltante.

Observación 

Esta opción se encuentra activa por defecto.

Guardar Imágenes de los Documentos Impresos en Business ( 8 )

Descripción

Permitir guardar la  imagen de un documento físico  (recibos, factura de compra, etc.).


Requerimiento 

Escanear el documento que desea guardar y grabarlo en alguno de estos formatos: JPEG, *.JPG  ó *.BMP.

Proceso

• Ingresar a Menú -> Capturas.

• Ubicar el documento al cuál se quiere agregar la imagen escaneada.  Hay dos opciones:

1. Dar clic en el botón con la imagen de Lupa (parte inferior de la pantalla). o con las teclas de acceso rápido Ctrl + F,  o
2. Dar  clic en el botón con la imagen de Binoculares encontrado en la parte inferior de la pantalla de capturas  (opción de la Lupa) o Ctrl + B. 

     Una vez ubicado el documento al que se le quiere agregar la imagen:

• Dar clic  en la opción Imágenes, ubicada en la parte  superior de la pantalla en el lado derecho.

• Se despliega una pantalla  con las opciones  Agregar  (subir la imagen), Eliminar y  Salir.

•   Clic en Agregar 

      En  el  nuevo cuadro desplegado:

• Seleccione la imagen  
• Clic en botón OK
• Clic en Salir.

Ha concluido el proceso de cargar la  imagen.

El sistema  renombra  la imagen y la copia en el  directorio "Imagenes".
El nuevo nombre incluye la sucursal, el documento, el numero, el consecutivo y un número asignado aleatoriamente.  

Ejemplo:

Eliminar una Imagen de un Documento

Descripción

Esta acción eliminará la imagen del directorio de imágenes y de su visualización en el documento seleccionado.

Proceso 

• Ingresar a Menú -> Capturas.

• Ubicar el documento al cuál se quiere eliminar una imagen escaneada.  
• Dar clic  en la opción Imágenes, ubicada en la parte  superior de la pantalla en el lado derecho.

• Se despliega la  pantalla  con las opciones  Agregar, Eliminar y  Salir.

• Selecciona la imagen a eliminar 
• Clic en Eliminar 
• Clic en Salir 

Organizar Las Imágenes para su visualización 

Es posible organizar las imágenes según el orden requerido, para ello, en la parte izquierda del control de lista que muestra los nombres de las imágenes, puede arrastrar con clic sostenido la imagen a organizar de arriba hacia abajo o viceversa para encontrar la posición o el orden adecuado.

Observaciones

1. La carpeta "Imagenes" es creada al momento de la instalación de la empresa.
2. La carpeta  se encuentra en el mismo directorio donde se encuentran los datos de la empresa.
3. En la carpeta "Imagenes",  el sistema crearan sub-carpetas para clasificar los documentos; es decir, encontrará una subcarpeta por cada tipo de documento (Ejemplo: FV, FC)
4. Los formatos de imagen admitidos son *.JPEG, *.JPG y *.BMP.
5. Recuerde que al agregar una imagen, esta es  copiada en el directorio "Imagenes"  y  renombrada con la sucursal, el documento, el numero, el consecutivo y un número asignado aleatoriamente.  (Ejemplo. 01_AJUST_123_1.BMP)

Mostrar Nombre de Productos en Captura de Documentos de Inventarios y Ventas ( 11 )

Descripción 

Esta opción le permite en la grilla de cualquier documento que maneje inventario o ventas, ver el nombre del producto al lado del código digitado.

Configuración 

• Ingresar a  Menú -> Utilidades -> Configuración -> Inventarios 

• En la tercera columna parte inferior encontrará un control de chequeo  "Mostrar Nombre de productos en captura de inventarios y ventas", dar clic en esta opción.

• Clic en Aceptar
• Clic en Guardar

Proceso

En un documento donde se maneje inventario o ventas, seguido del campo código, vendrá un campo con la descripción del producto.

En la imagen se visualiza un documento de Factura de Venta

Observación 

El campo descripción del producto, en este caso, no es editable, es decir, no puede ser modificado, solo visualizado.

Costo de Reposición mas I.V.A. en Productos/Servicios (6)

Descripción

Implementar una opción que  permita conocer el costo de reposición de un producto con I.V.A. incluido.

Configuración  

Para activar esta opción, proceda de la siguiente manera:

Ingresar a  Menú -> Utilidades -> Configuración -> Inventarios

• En la parte superior derecha visualizará un control de chequeo denominado "Visualizar Costo Rep. mas I.V.A."., dar clic en esta opción.

• Clic en Aceptar
• Clic en Grabar 

Proceso 

a) Ingrese a Tablas ->/Productos y podrá visualizar un campo nuevo denominado "Costo Rep. mas I.V.A." con el valor de su producto incluyendo el  valor del I.V.A.

b) Para  ver el Costo de reposición mas I.V.A. del producto en la ayuda de  Business, la cual se despliega  dando clic en el botón con la imagen de Binoculares en la parte inferior de la ficha del Producto:

• Situarse  en el registro del producto a consultar
• Oprimir  la tecla F8

Se muestra  una  ventana con los saldos por cada bodega y en la parte inferior el Costo de Reposición mas I.V.A. del producto.

Observación

El campo "Costo de Rep. mas I.V.A." no se encuentra disponible para edición en ninguna de las ventanas o formularios anteriormente descritos.

Cambio de Orden en la Introducción de Datos de los Productos (4)

Descripción 

El calculo de los precios de venta debe realizarse con el valor del costo de reposición según la rentabilidad seleccionada en la configuración de inventarios, por lo tanto, se establece un nuevo orden de tabulación para la ficha de productos, pasando del Código de Referencia al Costo de Reposición y del Costo de Reposición al Precio de Venta número uno.

Nómina - Historial de Cambios en el Empleado (27A)

Descripción 

Manejar un historial por empleados, que guarde el cargo anterior, el salario y el valor de otros cargos.

Procedimiento 

a) Generar el Historial

Esta opción se encuentra activada por defecto en la ficha del empleado.

Ingresar a Menú -> Nómina ->Empleados 

Al modificar en la Tabla Empleados  uno de estos campos:  Cargo, Salario o  Valor en Otros Cargos, automáticamente se crea el historial de cambios en la ficha Empleados.

b) Visualizar el Historial del Empleado 

Para visualizar el  historial del empleado, proceda de la siguiente manera:

Ingresar a Menú -> Nómina ->Empleados 
Dar clic en el botón  "Historial" que se encuentra en la parte inferior-centro de la pantalla.

Se despliega un nuevo formulario en el que se observa todos los registros de cambios que se han hecho sobre este empleado y sobre las variables antes mencionadas.

c) Corregir un registro en el Historial del Empleado

Este proceso requiere tener activos  permisos de Administrador del Sistema.

Para eliminar un registro debe proceder así:

1. Clic en el primer cuadro de la grilla, seleccionando el registro que desea eliminar
2. Clic en el botón "Eliminar Registro".
3. Clic en Aceptar 

Observaciones 

La fecha de cambio de cargo no coincide con la fecha real del cambio ¿Que puedo hacer?

Si  el registro del cambio de cargo no se hizo  en la fecha respectiva, para realizar la modificación,  ingrese al Historial del Empleado,  sitúese en la casilla fecha,  escriba  la fecha real y de clic en Aceptar.

Nota: La opción solo se encuentra disponible para usuarios de carácter Administrador o que tengan la opción activada entre sus permisos de usuario.

Habilitar Campos de Ubicación en Productos (10)

Descripción 

Permitir visualizar las ubicaciones de un producto desde la Tabla Productos, sin tener que acceder al botón Otros.

Procedimiento

1) Ingresar a  Menú -  Utilidades -  Configuración -  Inventarios

2) Dar clic en la opción  Visualizar Ubicaciòn en Productos - esta opción  permite visualizar y editar  la información de ubicación en la ficha del producto en la pantalla principal.

3) Clic en Aceptar

4) Clic en Grabar

Al Ingresar a Tablas -> Productos,  se observan los siguientes campos que  permiten visualizar y editar la información de ubicación del producto.

Observación

Los campos de ubicación ayudan a encontrar la localización exacta de un artículo

El sistema permitía ingresar la ubicación de los productos desde el botón Otros de la Tabla Productos - Servicios, proceso que requiere determinados permisos de acceso.   Con el actual desarrollo, se visualiza las ubicaciones del producto desde la Tabla Productos con tan solo configurar dicha opción.

Nómina - Carga de Imágenes en la Ficha del Empleado ( 27B )

Descripción

Crear un directorio para  guardar o  archivar las fotos de los empleados,  identificando cada imagen con el código del empleado.

Procedimiento - Configuración Directorio para Imágenes de Empleados

1) Crear un directorio o carpeta para guardar exclusivamente las imágenes o fotos de los empleados. Esta carpeta puede crearse dentro del directorio de Business en la carpeta de su empresa, teniendo en cuenta que no se deben dejar espacios o escribir caracteres especiales en el nombre del directorio..

2) Ingresar  a Menú  -> Nómina -> botón Configuración.

3) En la  sección Ruta Archivos de imagen  se encuentra  un recuadro que permite indicar el directorio donde se  guardarán las imágenes de los empleados.

4) Dar clic en "...".  Se despliega  una pantalla que permite seleccionar el directorio creado para las imágenes.

5) Grabar los cambios realizados en la configuración.

Procedimiento Cargar Imágenes o Fotos  en la Ficha de Empleados

Este proceso puede realizarse en el momento de ingresar los datos de un empleado, o posteriormente con la opción Modificar de la Tabla Empleados. .

1)  Ingresar a  Menú -> Tablas -> Empleados.  

2) Una vez ubicado el empleado al que se le quiere cargar la imagen, en la ficha  "Datos Básicos" encontrará un botón de nombre "Elegir Imagen" el cual permite seleccionar  la imagen  que será cargada como imagen o foto del  empleado.

3) Grabar los datos.

Observaciones 

• El proceso de cargar una imagen de un empleado, sólo puede hacerse  cuando se haya  realizado la configuración del directorio para las imágenes de los empleados.
• Se admiten los formatos de imagen *.JPEG, *.JPG y *.BMP.
• La imagen que quiere cargar a la ficha del empleado será copiada de la dirección que seleccione a la carpeta que creó como destino para guardar todas las imágenes de los empleados.
• La imagen cargada será renombrada con el código del empleado.
• Si carga más de dos imágenes a la misma ficha del empleado, la anterior será eliminada y se dejará por defecto la última seleccionada.

Discriminar el Total de la Venta Gravada de la Excluida en la Factura de Venta ( 24 )

Descripción 

Permitir  al  momento de elaborar una Factura de Venta  conocer  el Subtotal  por Venta Gravada y  por Venta No Gravada.

Proceso
Se genera automáticamente al elaborar una Factura de Venta.