Inventarios - Kit por Transformación de Productos (216)

Descripción

Este proceso se utiliza cuando el usuario desea realizar un kit de productos, que al momento de facturar se registre como un solo ítem, (Ej. Ancheta),  pero que el sistema proceda a realizar la salida en los inventarios.

Proceso

1) Crear el Item como Servicio

Ruta en Business:  Menú -> Tablas -> Productos

• Proceda a crear el producto con su configuración (precio, características, grupo contable, etc.).
• La única observación es que en el campo  Tipo, seleccione:  Servicio.

• Clic en el Botón Otros Datos.

• Seleccione o de  clic en "Este Servicio tiene transformación".
• Clic en el Botón  Transf. Servicios

• En la ventana "Kit de Productos", ingrese los productos que hacen parte del Kit, así:

• Codigo:  Con F1 ubique y seleccione el artículo.
• Nombre del Producto: El sistema muestra automáticamente el nombre.
• Cantidad: Ingrese el número de unidades del producto que forman el kit.
• Clic en Grabar
• Clic en Aceptar (Ventana Otros datos)
• Clic en Grabar (Ventana Productos).

2) Configurar el Documento con el que se facturara el servicio-producto.

Es decir, si se hace con una Factura de Venta o con un Tiquete de Venta del POS, debe configurarse cada uno de ellos.

• Tablas -> Documentos (buscar el documento)

• Una vez seleccionado, el documento, procedemos a realizar la configuración:
• Clic en Modificar
• Clic en Configuración

• En la ventana Configuración:
• Clic en  Maneja Transformación de servicios. 

• Clic en Aceptar
• Clic en Grabar.

Observación

• Para revisar que el movimiento haya quedado registrado, se puede revisar la Tarjeta Kárdex con los códigos de los productos que se incluyen en el Kit.
• Para verificar el número de kits vendidos, se puede revisar el Reporte de Ventas - Resumen por Fecha.

Procesos - Verificación Interface POS por medio de Reportes ( 215 )

Descripción

Al generar una interface con el POS, se puede verificar que la misma se haya realizado correctamente, revisando reportes generados por Business.

Proceso

Ruta en Business: Menú -> Reportes

1) Generar el Reporte del POS

Ruta:   Reportes -> POS -> Venta POS por fecha (Resumido)

Le damos los parametros requeridos según el caso y nos genera el reporte.

2) Generar el Reporte de Ventas de Business 

Ruta:   Reportes -> Ventas -> Resumen por Fecha

Le damos los parámetros que se han dado en el reporte anterior.

 Los dos reportes deben coincidir en los valores consignados, es decir, deben ser iguales, en caso contrario se debe proceder a realizar la revisión respectiva.


3) Generar el Reporte Contabilidad:  Para verificar la interface a Contabilidad.

 Ruta:  Reportes - Contabilidad - Listado de Movimientos Contables

Se parametriza con el Documento de la Inteface Contable y las fechas respectivas.

Crear Copia de Seguridad en Business (200)

Descripción

Crear copias de seguridad de la información.

Proceso

En la pantalla inicial al cargar o salir de business Pro:

1) Seleccionar Copia de Seguridad

 Se genera el cuadro Copia de Seguridad con las siguientes opciones:

•      Presenta una grilla con las diferentes empresas.
•      Una celda de verificación para señalar a cuales empresas desea realizar la copia.
•      Botón Marcar todos – al dar clic, todas  selecciona todas las empresas.
•      Botón Desmarcar todos – permite quitar la selección realizada con el botón anterior.
•      Ruta de Copias – Se visualiza la ruta donde se guardará la copia de seguridad.
•      Botón Agregar Ruta – Permite seleccionar la ruta donde se guardará la copia.
•      Botón Eliminar Ruta – Permite eliminar una ruta que había sido seleccionada.
•      Botón Hacer copia – Genera la copia de seguridad.
•      Botón Salir – Permite salir del proceso.

 2)  Seleccionar la empresa o empresas  a las que desea  realizar la copia de seguridad.

•      Dar clic en la casilla de verificación de la empresa que desea seleccionar.
•      Para seleccionar todas las empresas de clic en el botón Marcar todos

3) Agregar la ruta del directorio donde se guardará la copia de seguridad.

•      Clic en Agregar ruta.
•      Drive – seleccionar la unidad (Disco, memoria, etc.) donde guardará la copia.
•      Escoger el directorio donde se alojará la copia.
•      Clic en  el botón Select para escoger unidad y directorio ó  clic en el Botón Cancelarpara salir.

4)  Generar la copia de seguridad.

• Dar clic en el botón  Hacer copia.

5) Salir del proceso – Dar clic en el botón Salir.

Observaciones

1) Para realizar diferentes copias de seguridad, debe ir configurando cada una, es decir, escoger la ruta y  generar la copia de seguridad, las veces que considere conveniente.
2)  Es aconsejable realizar las copias de seguridad una vez concluidas las labores o antes de iniciarlas

POS - Creación de un Cajero (201)

Descripción

Configurar un usuario como Cajero del POS.

Proceso

1) Crear el Usuario como Cajero en Business Pro

Ruta de Acceso

Menú -> Utilidades -> Usuarios

•  Dar clic en Usuarios.

 Ingresamos a la pantalla Usuarios:

* Dar clic en Agregar.

* Ingresar datos  (Nombre, Id, Clave, Vencimiento (D/M/A)).

*  En Opciones, clic en Es solo Cajero. 

* Clic en Grabar.

2) Hacer el Registro del Cajero en la Tabla Cajeros de Business

Ruta:   Menú -> Tablas  -> Cajeros

                             

* Clic en Cajeros

* Proceder a crear el Cajero ingresando los datos solicitados, así:

                          

 ·        Código: Código asignado al cajero.

·         Nombre:  Nombre del Cajero.

·         Opciones POS: Configura las funciones que asignaras o no, al cajero, según el caso.

·         Clic en Grabar

Configuración Botón  Opciones POS

En esta pantalla se visualizan las diferentes opciones que puedes configurar el cajero en el POS:

·         Id usuario:  Buscar con F1, el  cajero lo asocias al usuario creado que corresponda.

·         Se procede a dar clic en las opciones de acuerdo a los permisos que se habilitaran.

Copiar Cajero

También el sistema ofrece la posibilidad de crear un nuevo cajero, copiando otro que ya se encuentre creado:

                       

Esta opción cuando los cajeros están configurados con los mismos permisos.

Inventarios - Identificar Códigos de Barras en Productos con Multicódigos (125)

Descripción

Identificar a que productos corresponde cada código de barras, cuando un producto maneja multicódigos de barras.

Ruta

Menú -> Tablas -> Productos

Proceso

• Clic en Botón Códigos barras

• Ingresar el Código de Barras
• Ingresar el Nombre correspondiente al Código
• Clic en Grabar
• Clic en Grabar (Productos)

Módulo Nómina - Manejo de Familiares (123)

Descripción

Permite identificar las personas que componen el núcleo familiar del empleado para poder realizar una mejor gestión del bienestar del personal de la compañía.

El sistema genera informes de los empleados o los familiares que cumplan con condiciones de genero, edad, parentesco, etc. para actividades programadas por la empresa.

Ruta

Nómina -> Tabla Empleados

Configuración

Para cargar los datos en el Grupo Familiar, deben estar creados en  la Tabla Terceros.

• Clic en la Pestaña Otros
• Clic en el Botón Grupo Familiar 

• En el campo Identificación, ingrese el número del documento del familiar  o ubicarlo con F1.
• El sistema por defecto toma los datos de nombre, fecha de nacimiento y genero.
• Proceda a ingresar el parentesco, según corresponda (padre, madre, hijo, hija, cónyuge).
• Clic en Grabar

OBSERVACIÓN:  Si el familiar no ha sido creado en Tablas Tercero, puede utilizar la ayuda de Business, oprimir la Tecla F2 y proceder a ingresar los datos.

Reportes

Se pueden generar los siguientes reportes:

 1)  Listado de Empleados por Centro de Costo  (Ejemplo)

2) Listado  de Familiares por CCosto - Empleado  (Ejemplo)

Inventarios - TRACKSALES 3723 Versión 2 (124)

Descripción

Modificar el proceso TRACKSALES 3723 según especificaciones de la Empresa TECNOVENTAS DEL HUILA,  generando la versión 2.

Ruta:   Reportes -> Inventarios -> Archivos TrackSales 3.7.2.3 - Versión 2

Descripción Campos 

Semana: No. de semana a generar.

Proveedor:  Identificación o NIT del Proveedor.

Período a Exportar Movimiento

Desde:  Fecha Inicial   (d/m/a) para generar los archivos.

Hasta.  Fecha Final  (d/m/a) para generar los archivos.

Tipo de Envió

Carga Inicial:  Exporta las tablas maestras.

Movimiento Periodo: Exporta tablas de movimientos de los productos

Ambos: Exporta tablas maestras y  de movimientos.

Directorio Destino:  Directorio donde se generaran los archivos.

Formato de Envío

Archivo plano:  Archivo tipo texto

Hoja de Cálculo:  Archivo generado para Excel. 

Proceso

1. Ingrese la identificación del Proveedor.
2. Ingrese el periodo a exportar (fecha inicial y fecha final)
3. Ingrese la fecha Corte saldos inventario
4. Seleccione el tipo de envío 
5. Ingrese la ruta del directorio donde se ubicará el archivo (...)
6. Seleccione el formato en que se generará el archivo (texto o excel)
7. Clic en Aceptar

POS - F8 Factura en Espera (202)

Descripción

F8 Permite al cajero almacenar una Factura en Espera, de tal forma, que posteriormente se pueda reanudar la facturación.

Proceso

Almacenar la Factura en Espera

Cuando esta facturando productos y requiere dejar esa factura en espera proceda así:    

1. Para  almacenar una Factura en Espera, ubíquese en el campo Código  y oprima la tecla F8.
2. Ingrese una descripción de la factura que va a almacenar (solo admite 20 caracteres).
3. Clic en Guardar para almacenarla  (o  clic en No Guardar si no desea dejarla en Espera).

Recuperar la Factura en Espera

1. Ubicarse en el campo Código del POS
2. Oprimir la tecla F8
3. En la ventana Descripcion, proceder a ubicar la factura que deseo recuperar.  Al ubicarse sobre la Descripción, se visualiza el contenido de la factura y el valor total. 
4. Clic en Facturar si desea proceder a facturarla en el POS  o clic en No Facturar para dejarla en espera.
5. Si procedo a Facturar, siga el proceso normal de facturación.

Observación

Esta opción debe ser configurada en el  POS  así.

1) Utilidades->Configuración Local -> Otros

2) Clic en Activar factura en espera

POS - F7 Consultar Producto (203)

Descripción

F7 Permite realizar una consulta sobre un producto.

Configuración

En el POS se puede configurar las listas de precios que desee se desplieguen al momento de realizar la  consulta con la tecla 77.

• Ingresar por la Ruta:  POS - Configuración Local 

• El sistema muestra la ventana Configurar POS:

• Clic en el Botón Otros
• Dar clic en las listas que se mostraran al momento de consultar precios con F7

• Clic en Aceptar  (Ventana Configuración Local del POS)
• Clic en Grabar (Ventana Configurar POS)

Proceso para Consultar Precios (F7)

• Ubicarse en el campo Código del POS
• Oprimir la tecla F7
• Ingresar el código del Producto - o pasar por el lector de código de barras
• Clic en buscar o   Alt B

El sistema muestra la ventana Consulta de Productos, donde puede visualizar información general del producto tal como: descripción, código interno, % de IVA, saldo en bodega, precios por embalajes.

Observación

Entre otras,  esta información es importante cuando se desea consultar rápidamente un producto, y el cajero se encuentra facturando.

POS - F6 Cambiar Cantidad (204)

Descripción

F6-  Permite modificar la cantidad ingresada de un producto.

Proceso

• Ubique el producto cuya cantidad va a modificar

• Oprimir la tecla F6

• En el campo Nueva Cantidad - ingresar el nuevo valor de la cantidad

• Clic en Aceptar

POS - Descripción General Teclas de Ayudas (205)

Descripción

BPOS  cuenta con teclas de ayuda para diferentes procesos al momento de facturar, las cuales tienen como función se muestran en la parte  inferior de la pantalla del POS.

Resumen Teclas de Ayuda y sus Funciones

POS - F5 Formas de Pago - Grabar Factura (206)

Descripción

F5  Permite  realizar el Proceso de Formas de Pago y Grabar la Factura.

Proceso

1)  Una vez ingrese los productos a facturar para ir a Formas de Pago:

• Oprima F5. 

Esta ventana muestra los siguiente campos, que  a su vez permiten:

• Descuento:  Muestra el Descuento General que se ha efectuado sobre la factura.
• Vendedor:  Con F1 seleccione  el Vendedor.

Forma de Pago

• F.pago.  Con F1 seleccione la forma como el cliente cancelará.  (Se puede ingresar hasta 5 formas de pago por cliente Ej:  contado $1.000 - crédito $20.000, etc.)
• Valor:  Ingrese el valor recibido según la forma de pago.
• Documento: No. del Documento con que cancela (Ej. cheque, baucher, etc)
• Entidad:  Escribir la entidad que emite el documento de la forma de pago.
• Recibido:  El sistema despliega el valor total recibido.
• Cambio: Muestra la diferencia  del valor  de la factura y el valor recibido (vr. a devolver).

De acuerdo a la necesidad y la configuración, el sistema puede pedirle ingresar los datos del Cliente.  

Datos del Cliente  

• Nit o C.C.  
• Nombre del Cliente.
• Dirección 
• Teléfono  
• Ciudad
• Nombre Comercial
• Email
• Observaciones.

Los botones F10=Datáfono - usar con datáfono.
Esc=Volver - para volver a la factura.

2)  Una vez ingrese los datos de la Forma de Pago y si es necesario, los del cliente:

• Oprima F5  para Grabar la Factura.

Observación

Recuerde puede configurar Manejo de Terceros POS en : Utilidades -> Configuración Local

Se realiza la configuración según la necesidad:

POS - F4 Descuento General (207)

Descripción

F4  Descuento General :  Permite aplicar un descuento general  al total de una factura,  determinado por un factor  (%) o un valor a descontar.  Solo se puede aplicar uno de los dos.

Proceso

1. Una vez ha terminado de ingresar los productos a facturar
2. Oprima la tecla F4 - Para aplicar un descuento general a la factura

• Factor:  Indique un porcentaje de descuento a aplicar (Ej: 1%, 5%)
• Valor Descuento:  Escriba un valor a aplicar como descuento. (Ej. $5.000, $10.000). 
• Clic en Aceptar, para aplicar el descuento elegido.

Al momento de imprimir el tiquete de venta, se mostrará el descuento general así:

Observación 

Recuerde que para aplicar este descuento debe estar configurado en:

1) POS -> Utilidades del Sistema -> Configuración Local

Cuando no esta configurado, el POS mostrará el siguiente mensaje: