POS - F12 Copiar Factura (219)

Descripción

Permite copiar el contenido de una factura en otra.   Esta opción es útil, cuando se debe realizar varias facturas con el mismo contenido, por ejemplo, se facturan varios mercados iguales, anchetas u otros productos, pero a nombre de diferentes usuarios.

Configuración

Para usar esta opción,  el Cajero debe estar habilitado en la Tabla Cajeros del programa Business.


Proceso de Configuración del Cajero para Copiar Factura

• Ingrese por la ruta en Business:  Menú - Tablas - Cajeros.

                        

• Seleccionar  el Cajero a quien le daré el permiso de copiar Factura  (Puede usar los Binóculos)
• Clic en Modificar
• Clic en Opciones POS

• En la ventana Cajeros Configuración y Permisos 

• Clic en Copiar Factura
• Clic en Aceptar
• Clic en Grabar (Ventana Cajeros)

Proceso de  Copiar Factura POS

• En el campo Código  oprima la tecla F12

• El sistema despliega la ventana Copiar Factura, donde proceda a  ingresar los datos correspondientes a la factura que desea copiar, así:

 

•  Tipo documento:  Ingrese el código de la Factura del POS (Ej: TV01, FV01)
• Fecha:  Ingrese la fecha del documento  (día, mes, año)
• No.Factura:  Ingrese el Número de la Factura a copiar.
• Aceptar -  Para proceder a realizar la copia.
• Salir - Para cancelar el proceso.

Una vez ha ingresado los datos, el sistema procede a duplicar la factura en el POS, de tal forma que usted puede utilizarla según su necesidad, y grabarla como una nueva factura.

Ejemplo

En el POS realizamos copia de la Factura No.12, y que ahora es cargada y puede ser grabada  como Factura No.14.

POS - F11 Cambiar Lista (218)

Descripción

Permite facturar un producto con una lista diferente a la que por defecto o selección tiene el POS.

Proceso

• Ingrese el producto en la Factura POS.
• En el campo Código oprima la tecla F11

• El sistema despliega la ventana Cambiar Precio - que contiene el nombre del producto al cual se le cambiará el precio.
• De clic en la lista que desea activar para el producto que acaba de ingresar.

• Clic en Aceptar.

POS - F9 - Clientes (217)

Descripción

Permite visualizar y utilizar la información consignada de los  clientes, así:

1. Para llevar la información del cliente directamente a la factura que se esta realizando.
2. Para consultar el saldo disponible del cupo del crédito del cliente.
3. Para aplicar precios especiales concedidos al cliente.

Proceso

1. Registrar la Información del Cliente en  la Factura Directamente

Esta herramienta se puede utilizar cuando los datos del cliente ya han sido almacenados en la Base de Datos y se desean traer a  la factura que se ingresa.

Proceso

a) Desde el campo Código, oprima la tecla F9.

b) El sistema despliega la ventana de Información general del Cliente.

c) Ingrese el nit o identificación del cliente o ubíquelo con la tecla de ayuda (f1). 

Ejemplo:

d) Clic en Aceptar de la ventana de Información general del cliente.

• Proceda a ingresar normalmente la factura.
• Al momento de imprimirla, el sistema le mostrará los datos del cliente.

Ejemplo:

2. Consultar Saldo Disponible del Cupo del Cliente

Permite verificar el saldo del cupo de crédito del cual dispone el cliente.  Esta opción esta disponible, siempre y cuando el POS se encuentre conectado al servidor, es decir, no se puede utilizar cuando el POS se encuentre en modo local.

Proceso

a) Desde el campo Código, oprima la tecla F9.
b) El sistema despliega la ventana de Información general del Cliente.
c) Ingrese el nit o identificación del cliente o ubíquelo con la tecla de ayuda (f1).


                                   

d) El sistema despliega toda la información almacenada del Cliente.
e) Clic en Consulta de Saldo Disponible.

f) El sistema despliega la información relacionada con el cliente.
g) Clic en Aceptar.

Observación

• Estos datos pueden ser informativos para el cliente o el cajero, pero también pueden ser tomados según la configuración del sistema para permitir o no la elaboración de factura por crédito.

3. Aplicar Precios Especiales Concedidos al Cliente

Las empresas manejan políticas de precios, concediendo ciertas ventajas o descuentos a los mayoristas, o clientes especiales, las cuales se ven reflejadas en listas de precios que se manejan internamente.

Proceso

a) Desde el campo Código, oprima la tecla F9.
b) El sistema despliega la ventana de Información general del Cliente.
c) Ingrese el nit o identificación del cliente o ubíquelo con la tecla de ayuda (f1).

f) El sistema despliega la información relacionada con el cliente y al momento de ingresar  los productos, los factura con la  lista de precios asignada a este cliente.  Igualmente,  le asigna todos los datos del cliente para la factura.

g) Clic en Aceptar.

Observación 

Recuerde que en  la Tabla Terceros -  Botón Otros Datos, se configura o se asimila la lista de precios al cliente.

Inventarios - Kit por Transformación de Productos (216)

Descripción

Este proceso se utiliza cuando el usuario desea realizar un kit de productos, que al momento de facturar se registre como un solo ítem, (Ej. Ancheta),  pero que el sistema proceda a realizar la salida en los inventarios.

Proceso

1) Crear el Item como Servicio

Ruta en Business:  Menú -> Tablas -> Productos

• Proceda a crear el producto con su configuración (precio, características, grupo contable, etc.).
• La única observación es que en el campo  Tipo, seleccione:  Servicio.

• Clic en el Botón Otros Datos.

• Seleccione o de  clic en "Este Servicio tiene transformación".
• Clic en el Botón  Transf. Servicios

• En la ventana "Kit de Productos", ingrese los productos que hacen parte del Kit, así:

• Codigo:  Con F1 ubique y seleccione el artículo.
• Nombre del Producto: El sistema muestra automáticamente el nombre.
• Cantidad: Ingrese el número de unidades del producto que forman el kit.
• Clic en Grabar
• Clic en Aceptar (Ventana Otros datos)
• Clic en Grabar (Ventana Productos).

2) Configurar el Documento con el que se facturara el servicio-producto.

Es decir, si se hace con una Factura de Venta o con un Tiquete de Venta del POS, debe configurarse cada uno de ellos.

• Tablas -> Documentos (buscar el documento)

• Una vez seleccionado, el documento, procedemos a realizar la configuración:
• Clic en Modificar
• Clic en Configuración

• En la ventana Configuración:
• Clic en  Maneja Transformación de servicios. 

• Clic en Aceptar
• Clic en Grabar.

Observación

• Para revisar que el movimiento haya quedado registrado, se puede revisar la Tarjeta Kárdex con los códigos de los productos que se incluyen en el Kit.
• Para verificar el número de kits vendidos, se puede revisar el Reporte de Ventas - Resumen por Fecha.

Procesos - Verificación Interface POS por medio de Reportes ( 215 )

Descripción

Al generar una interface con el POS, se puede verificar que la misma se haya realizado correctamente, revisando reportes generados por Business.

Proceso

Ruta en Business: Menú -> Reportes

1) Generar el Reporte del POS

Ruta:   Reportes -> POS -> Venta POS por fecha (Resumido)

Le damos los parametros requeridos según el caso y nos genera el reporte.

2) Generar el Reporte de Ventas de Business 

Ruta:   Reportes -> Ventas -> Resumen por Fecha

Le damos los parámetros que se han dado en el reporte anterior.

 Los dos reportes deben coincidir en los valores consignados, es decir, deben ser iguales, en caso contrario se debe proceder a realizar la revisión respectiva.


3) Generar el Reporte Contabilidad:  Para verificar la interface a Contabilidad.

 Ruta:  Reportes - Contabilidad - Listado de Movimientos Contables

Se parametriza con el Documento de la Inteface Contable y las fechas respectivas.

Crear Copia de Seguridad en Business (200)

Descripción

Crear copias de seguridad de la información.

Proceso

En la pantalla inicial al cargar o salir de business Pro:

1) Seleccionar Copia de Seguridad

 Se genera el cuadro Copia de Seguridad con las siguientes opciones:

•      Presenta una grilla con las diferentes empresas.
•      Una celda de verificación para señalar a cuales empresas desea realizar la copia.
•      Botón Marcar todos – al dar clic, todas  selecciona todas las empresas.
•      Botón Desmarcar todos – permite quitar la selección realizada con el botón anterior.
•      Ruta de Copias – Se visualiza la ruta donde se guardará la copia de seguridad.
•      Botón Agregar Ruta – Permite seleccionar la ruta donde se guardará la copia.
•      Botón Eliminar Ruta – Permite eliminar una ruta que había sido seleccionada.
•      Botón Hacer copia – Genera la copia de seguridad.
•      Botón Salir – Permite salir del proceso.

 2)  Seleccionar la empresa o empresas  a las que desea  realizar la copia de seguridad.

•      Dar clic en la casilla de verificación de la empresa que desea seleccionar.
•      Para seleccionar todas las empresas de clic en el botón Marcar todos

3) Agregar la ruta del directorio donde se guardará la copia de seguridad.

•      Clic en Agregar ruta.
•      Drive – seleccionar la unidad (Disco, memoria, etc.) donde guardará la copia.
•      Escoger el directorio donde se alojará la copia.
•      Clic en  el botón Select para escoger unidad y directorio ó  clic en el Botón Cancelarpara salir.

4)  Generar la copia de seguridad.

• Dar clic en el botón  Hacer copia.

5) Salir del proceso – Dar clic en el botón Salir.

Observaciones

1) Para realizar diferentes copias de seguridad, debe ir configurando cada una, es decir, escoger la ruta y  generar la copia de seguridad, las veces que considere conveniente.
2)  Es aconsejable realizar las copias de seguridad una vez concluidas las labores o antes de iniciarlas

POS - Creación de un Cajero (201)

Descripción

Configurar un usuario como Cajero del POS.

Proceso

1) Crear el Usuario como Cajero en Business Pro

Ruta de Acceso

Menú -> Utilidades -> Usuarios

•  Dar clic en Usuarios.

 Ingresamos a la pantalla Usuarios:

* Dar clic en Agregar.

* Ingresar datos  (Nombre, Id, Clave, Vencimiento (D/M/A)).

*  En Opciones, clic en Es solo Cajero. 

* Clic en Grabar.

2) Hacer el Registro del Cajero en la Tabla Cajeros de Business

Ruta:   Menú -> Tablas  -> Cajeros

                             

* Clic en Cajeros

* Proceder a crear el Cajero ingresando los datos solicitados, así:

                          

 ·        Código: Código asignado al cajero.

·         Nombre:  Nombre del Cajero.

·         Opciones POS: Configura las funciones que asignaras o no, al cajero, según el caso.

·         Clic en Grabar

Configuración Botón  Opciones POS

En esta pantalla se visualizan las diferentes opciones que puedes configurar el cajero en el POS:

·         Id usuario:  Buscar con F1, el  cajero lo asocias al usuario creado que corresponda.

·         Se procede a dar clic en las opciones de acuerdo a los permisos que se habilitaran.

Copiar Cajero

También el sistema ofrece la posibilidad de crear un nuevo cajero, copiando otro que ya se encuentre creado:

                       

Esta opción cuando los cajeros están configurados con los mismos permisos.